Una iniciativa FEDER
Cuando hablamos de gestión de proyectos a nivel corporativos, resulta de vital importancia tener toda la información relativa a tiempos, tareas, costes, recursos, etc. de uno o varios proyectos simultáneos, pudiendo asignarse de manera manual o implementando inteligencia artificial. Una mejora en la eficiencia de la gestión de proyecto implica una mejora en el rendimiento de los recursos y resultados de la empresa.
Los programas de gestión de proyectos permiten crear un espacio de trabajo donde cada miembro de un proyecto tiene definidas las tareas, fechas de entrega, etiquetas, etc. que le corresponden, facilitando información en tiempo real sobre el detalle de horas invertidas por día, empleado, grupo de trabajo, etc., además de permitir analizar posibles desviaciones de costes, fechas de entrega o horas facturables, entre otros indicadores.
Algunos poseen un sistema de comunicación integrado que permite la mayor coordinación y gestión interna del proyecto. Otras permiten crear informes de gran complejidad y requieren de personal especialmente formado en el uso del mismo.
Al igual que los CRM o los ERP, los programas de gestión de proyectos se ofrecen bajo la fórmula SaaS, donde la empresa propietaria del software alquila el mismo o a través de desarrollos a medida, donde el coste inicial es mucho mayor y su ritmo de actualizaciones menor, pero puede adaptarse en mayor medida a empresas con una estructura muy diferenciada del sector.
Los diferentes tipos de herramientas o módulos de gestión de una herramienta que existen son:
- Gestión de tiempo: Asignación de tareas para hacer un seguimiento de las necesidades reales del proyecto y su responsabilidad y cronología. Facilitan introducción de nuevas tareas a un proyecto con flexibilidad y criterio.
- Informes de progreso: Analizan el flujo de trabajo para aumentar la productividad, especialmente importante si se factura por horas. Este tipo de herramientas están comenzando a aplicar inteligencia artificial para analizar y determinar el tiempo necesario para terminar diferentes tareas, permitiendo establecer fechas de entrega de manera objetiva y fiable.
- Colaboración: Permiten compartir de manera eficiente y actualizada el trabajo de un proyecto en tiempo real, lo que implica una mayor coordinación entre los diferentes miembros de un equipo o proyecto. Esto implica reducir de manera drástica el tiempo perdido en coordinación, correos electrónicos y llamadas telefónicas.
- Rentabilidad: Permiten llevar un control de los costes reales de un proyecto o equipo de trabajo, analizando el valor/hora de un trabajador, los costes del proyecto, subutilización de recursos, desvíos presupuestarios, etc.
Las Oficinas Acelera pyme puestas en marcha en toda España por Red.es, entidad pública adscrita al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital a través de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, cuentan con un presupuesto global de 8 millones de euros, de los cuales Red.es aportará 6,3 y las entidades beneficiarias el resto. Las actuaciones están cofinanciadas con fondos FEDER de la Unión Europea, en el marco del Programa Operativo Plurirregional de España FEDER 2014-2020 (POPE) bajo el lema “Una manera de hacer Europa”.
